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Avis de confidentialité du site

La présente Déclaration de confidentialité s'applique à Barings LLC, à ses filiales dans le monde et à certaines de ses sociétés affiliées (collectivement « nous », « nos » ou « Barings »). Nous sommes conscients de l'importance de la protection de vos informations à caractère personnel et financier et la présente Déclaration de confidentialité est fournie pour vous aider à comprendre quelles informations nous recueillons à votre sujet, auprès de qui nous pouvons obtenir des informations à votre sujet, comment nous les utilisons et avec qui nous les partageons.

 

Les entités de Barings (chacune un « Gestionnaire ») sont des prestataires de services de conseil en investissement à des clients de comptes de placement autogéré (un « compte de placement autogéré ») dont la gestion d'instruments et de fonds de placements collectifs  (chacun un « Fonds »). Le cas échéant, le Gestionnaire ou le Fonds recueillent et traitent des Informations à caractère personnel au sujet des Clients, actionnaires ou porteurs de parts inscrits, des demandeurs de titres ou de parts, des propriétaires réels des porteurs de parts ou d'actions inscrits et des demandeurs de titres ou parts, des représentants personnels, des administrateurs, des dirigeants, des employés, les mandataires, des fiduciaires et/ou des signataires autorisés des actionnaires ou des porteurs de parts inscrits et des demandeurs d'actions ou de parts (étant des personnes physiques) (« Personne ») et d'autres informations concernant les rapports des Personnes avec le Fonds ou le compte de placement autogéré concerné et /ou les prestataires de service du Gestionnaire ou du Fonds.

Par Information à caractère personnel, on entend toute information sur une Personne que le Gestionnaire ou le Fonds possède ou obtient, ou qu'une Personne fournit au Gestionnaire, au Fonds ou aux prestataires de services du Fonds, telle que son nom, son adresse postale, son adresse e-mail, sa date de naissance etc., qui permet de l'identifier directement ou indirectement personnellement et qui peut inclure des informations telles que des numéros de compte et des identifiants en ligne. Dans le cas de juridictions et de données régies par le Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679) (« RGPD »), ce type d'information est connu sous le nom de « Données à caractère personnel ». Dans d'autres juridictions, y compris aux États-Unis, les informations permettant d'identifier personnellement une personne sont appelées « Personally Identifiable Information » (« PII »). 

 

Ces informations à caractère personnel peuvent également inclure des informations sensibles à caractère personnel, également connues sous le nom d'informations non publiques, qui doivent être protégées par un niveau de sécurité plus élevé. Dans le cas de juridictions et de données régies par le RGPD, ce type d'information est connu sous le nom de « Catégories particulières de données à caractère personnel » (anciennement « données sensibles à caractère personnel ») et concerne spécifiquement les origines raciales ou ethniques, la santé et les opinions politiques des Personnes concernées ainsi que leur appartenance syndicale, mais aussi les Données à caractère personnel relatives à leurs antécédents judiciaires. Dans d'autres juridictions, y compris aux États-Unis, les informations sensibles à caractère personnel sont connues sous le nom de « Sensitive PII » et peuvent inclurent les numéros de sécurité sociale, les numéros de compte bancaire, les informations relatives au passeport, les informations relatives aux soins médicaux, les informations relatives a l'assurance médicale, les informations concernant les cartes bancaires, le permis de conduire et les informations relatives à leur passeport ou carte nationale d'identité.

 

Lorsque le Gestionnaire ou le Fonds doit traiter des Informations à caractère personnel dans le cadre d'un compte de placement autogéré, d’un contrat conclu entre un actionnaire ou porteur de parts inscrit et le Fonds ou le Gestionnaire à l'égard d'un Fonds ou en prévision du fait qu'un demandeur d'actions ou de parts devienne un actionnaire ou porteur de parts inscrit, ou lorsque le Gestionnaire ou le Fonds a une obligation légale de recueillir certaines Informations à caractère personnel le concernant (par exemple : afin de se conformer aux obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (collectivement les obligations « LBC »)), le Gestionnaire et le Fonds ne seront pas en mesure de traiter avec l'actionnaire ou le porteur de parts inscrit ou le demandeur de parts ou d’actions à moins que la personne fournisse les Informations à caractère personnel et autres informations requises par le Gestionnaire ou par le Fonds.

 

Utilisation des Informations à caractère personnel et fondement du traitement

Le gestionnaire et le Fonds utiliseront les Informations à caractère personnel :

1. aux fins de l'exécution du contrat avec un actionnaire ou un porteur de parts inscrit, ou en prévision du moment où un demandeur d'actions ou de parts deviendra un actionnaire ou un porteur de parts inscrit, c'est-à-dire :

a. aux fins de fournir des services à l'actionnaire ou au porteur de parts inscrit, et d'ouvrir et de gérer le ou les comptes du demandeur d’actions ou de parts ou de l'actionnaire ou du porteur de parts inscrit, selon le cas ;

b. pour l'encaissement des souscriptions et le paiement des rachats, distributions et dividendes ;

c. en cas de fusion ou de projet de fusion du Fonds ou de tout compartiment du Fonds, ou pour toute autre restructuration ; et

d. pour traiter les questions ou les réclamations des actionnaires ou des porteurs de parts inscrits.

2. afin de se conformer aux obligations légales du Gestionnaire concernant le compte de placement autogéré ou le Fonds et/ou les obligations légales du Fonds, y compris :

a. la lutte contre le blanchiment de capitaux et la prévention de la fraude, y compris les contrôles de l'OFAC (Office of Foreign Assets Control) et des PEP (personne politiquement exposée) à ces fins et pour se conformer aux régimes de sanctions de l'ONU, de l'UE et autres régimes applicables ;

b. le respect des obligations fiscales et réglementaires applicables en matière de déclaration ;

c. lorsque le Gestionnaire ou le Fonds se voit ordonner de divulguer des informations par un tribunal compétent en la matière ; et

d. l'enregistrement des appels téléphoniques et des communications électroniques afin de se conformer aux obligations légales et réglementaires applicables, le cas échéant.

3. lorsque l'utilisation est faite à des fins légitimes du Gestionnaire ou du Fonds, notamment :

a. à des fins opérationnelles et commerciales habituelles ;

b. pour prendre conseil auprès des conseillers juridiques et autres conseillers externes du Gestionnaire et du Fonds ;

c. les objectifs du conseil en matière de déclaration et de gestion, y compris, le cas échéant, aux fins de l'assurance qualité ;

4. lorsqu'une Personne a accepté l'utilisation à une fin donnée. Si une Personne accepte que le Gestionnaire ou le Fonds utilise ses Informations à caractère personnel à une fin donnée, cette Personne a le droit à tout moment de retirer son consentement concernant l'utilisation future de ses Informations à caractère personnel à cette fin en écrivant à l'adresse indiquée ci-dessous.

 

Ni le Gestionnaire ni le Fonds ne divulgueront d'Information à caractère personnel à un tiers, sauf dans les cas décrits ci-dessus et / ou de la manière suivante :

a. pour permettre au Gestionnaire et au Fonds de s'acquitter des obligations découlant du contrat conclu avec un client de placement autogéré, un actionnaire inscrit ou en prévision du moment où un demandeur d'actions ou de parts deviendra un actionnaire ou un porteur de parts inscrit ;

b. à toute personne fournissant un service à un client de placement autogéré ou au Fonds ou agissant en tant que Gestionnaire ou mandataire du Fonds (ce qui peut inclure le Gestionnaire et les sociétés de son groupe de sociétés, l'administrateur et ses ou leurs sous-traitants), en tant que sous-traitants des données, aux fins de la fourniture de services au Gestionnaire ou au Fonds et à condition qu'ils respectent la confidentialité des Informations à caractère personnel conformément aux lois en vigueur relatives au traitement des données ;

c. lorsque des Informations à caractère personnel doivent être partagés avec le dépositaire nommé par le Gestionnaire ou le Fonds, afin de lui permettre de s'acquitter de ses obligations légales et réglementaires ;

d. lorsque l'administrateur du Fonds est soumis à une obligation légale distincte l'obligeant à agir en tant que contrôleur des Informations à caractère personnel, y compris lorsqu'il est tenu d'utiliser les Informations à caractère personnel pour s'acquitter de ses propres obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, notamment la vérification d'identité ou la déclaration des activités suspectes ou lorsqu'une Personne a par ailleurs accepté le partage des Informations à caractère personnel avec l'administrateur à des fins données ;

e. lorsque l'actionnaire ou le porteur de parts inscrit ou le demandeur d'actions ou de parts est un client du Gestionnaire d'Investissements ou d'une société de son groupe de sociétés, avec cette société à toute autre fin convenue avec une Personne ;

f. lorsque le Gestionnaire ou le Fonds doit partager des Informations à caractère personnel avec ses auditeurs et ceux du Fonds, ainsi qu'avec ses conseillers juridiques et autres ;

g. dans l'éventualité d'une fusion ou d'un projet de fusion, tout cessionnaire (ou tout cessionnaire envisagé) ou ayant cause de la totalité ou d'une partie des activités du Gestionnaire ou du Fonds, et leurs dirigeants, employés, mandataires et conseillers respectifs, dans la mesure nécessaire pour donner effet à cette fusion ;

h. lorsque la divulgation est exigée par une loi ou un règlement, ou par une ordonnance judiciaire ou administrative exécutoire, ou doit être faite à l'un des organismes de réglementation du Gestionnaire ou du Fonds.

 

La divulgation des Informations à caractère personnel décrites ci-dessus ne se fera que dans les limites prévues par les lois et réglementations en vigueur. Certaines divulgations peuvent nécessiter le consentement préalable de la Personne, auquel cas Barings pourra vous contacter pour vous demander d'accepter ou de refuser de partager vos Informations à caractère personnel. 

 

Ni le Gestionnaire ni le Fonds ne partageront les Informations à caractère personnel avec un tiers qui ne figure pas dans la liste ci-dessus, à moins d'avoir obtenu au préalable le consentement écrit de la Personne concernée pour ce faire.

Si le Gestionnaire ou le Fonds partage des Informations à caractère personnel avec un tiers (y compris, le cas échéant, un prestataire de services du Fonds), l'utilisation par ce tiers des Informations à caractère personnel sera soumise aux propres politiques de confidentialité du tiers concerné.

 

Transferts internationaux d'Informations à Caractère Personnel - Pour les Personnes au sein de l'Union Européenne

Les Informations à caractère personnel peuvent être transférées vers des pays hors de l'Espace économique européen (l' « EEE ») dans le cadre de la fourniture de conseils en placement à un compte de placement autogéré, de la gestion du ou des comptes des actionnaires ou porteurs de parts inscrits et / ou pour anticiper le fait que qu’une demande de souscriptions de parts ou d'actions soit acceptée et que la Personne devienne un actionnaire ou un porteur de parts inscrits, conformément aux instructions ou consentement dudit associé ou porteur de parts ou conformément et à toute autre obligation légale. Les transferts vers des pays en dehors de l’EEE ne garantissent peut-être pas le même niveau de protection des données, mais ils sont autorisés par la loi si le pays recevant les Informations à caractère personnel figure sur la liste de la Commission européenne des pays offrant un « niveau de protection adéquat » (cela inclut les entreprises américaines qui ont volontairement signé le Bouclier de protection des données UE-États-Unis ou Suisse-États-Unis) des Informations à caractère personnel. Barings peut être tenue de transférer des Informations à caractère personnel vers des pays qui n'ont pas un niveau de protection équivalent, auquel cas le Gestionnaire et/ou le Fonds devront déployer des efforts raisonnables pour mettre en œuvre les protections contractuelles des Informations à caractère personnel, sous forme de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne.  Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations concernant des transferts internationaux spécifiques, nous vous invitons à vous adresser par écrit à Barings à l'adresse indiquée ci-dessous.

 

Informations sensibles à caractère personnel

Le Gestionnaire et le Fonds peuvent, dans des cas limités, collecter et traiter des Informations sensibles à caractère personnel (qui incluent des catégories particulières de données à caractère personnel), le cas échéant, ainsi que des Informations à caractère personnel relatives aux affaires pénales, dans le cadre de leurs obligations en vertu des lois LBC en vigueur. Ces informations ne seront utilisées et communiquées, le cas échéant, qu'à ces fins.

 

Réception d'Informations à caractère personnel en provenance d'un tiers

Lorsque le Gestionnaire ou le Fonds reçoit des Informations à caractère personnel concernant une Personne par une personne ou une entité autre que la Personne, tel que le propriétaire réel, des associés, administrateurs, dirigeants, employés, conseillers ou autres personnes qui leur sont liées, il sera demandé à la source, comme condition préalable au fait que les Informations à caractère personnel soient partagées avec le Gestionnaire et/ou le Fonds aux fins énoncées dans la présente Déclaration de confidentialité, de garantir qu'elle respecte les lois applicables en matière de protection des données et que les Personnes en questions ont été informées de l'existence de la Déclaration de confidentialité de Barings, l'ont acceptée et en ont reçu une copie. Le Gestionnaire et le Fonds peuvent, lorsque les lois en vigueur l'exigent, informer les Personnes dont les Informations à caractère personnel ont été reçus indirectement d'un tiers, que le Fonds Barings en question détient leurs Informations à caractère personnel et leur fournir une copie de la présente Déclaration de confidentialité.

 

 

 

Mises à jour des Informations à caractère personnel

Le gestionnaire et le Fonds déploieront des efforts raisonnables pour tenir à jour les Informations à caractère personnel.  Toutefois, le Gestionnaire, le Fonds ou le prestataire de service tiers en question doit être avisé, sans délai, de tout changement dans les Informations à caractère personnel d'une Personne par la Personne ou la personne qui fournit ces informations au nom de la Personne.

Conservation des Informations à caractère personnel

Le Gestionnaire et le Fonds sont tenus de conserver certaines informations afin d'en assurer l'exactitude, d'aider à maintenir la qualité du service et à des fins juridiques, réglementaires, de prévention contre les fraudes et pour des fins commerciales légitimes.

Ils sont tenus par la loi de conserver les relevés d'identification et les relevés d'opérations relatifs à la lutte contre le blanchiment de capitaux en vertu des lois et règlements applicables, souvent pendant un certain nombre d'années après la fin de la relation avec l'investisseur concerné ou de la date de l'opération.

Les autres informations seront conservées pendant une durée n'excédant pas celle qui est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues par le Gestionnaire et le Fonds ou qui est requise ou autorisée pour des raisons légales, réglementaires, de prévention de la fraude et à des fins commerciales légitimes. En général, le Gestionnaire et le Fonds (ou prestataires de services) conserveront ces informations pendant une période de sept (7) ans, à moins qu'ils ne soient tenus de les conserver pendant une période plus longue en vertu des lois ou règlements en vigueur.

Le Gérant et le Fonds peuvent également conserver les relevés des appels téléphoniques et des communications électroniques pendant une période de cinq (5) ans et, à la demande de la Banque centrale irlandaise ou de toute autre entité réglementaire compétente, pendant une période maximale de sept (7) ans, ou selon les obligations légales applicables, notamment en matière de confidentialité des données et de sécurité.

 

Droits d'une Personne à l'égard des Informations à Caractère Personnel

Une Personne peut à tout moment demander une copie de ses Informations à caractère personnel au Gestionnaire ou au Fonds.

Une Personne a également le droit de corriger toute inexactitude et, dans certaines circonstances, de demander l'effacement ou la limitation de l'utilisation de ses Informations à caractère personnel et de s'opposer à certaines utilisations de ses Informations à caractère personnel, dans chaque cas sous réserve des limitations établies par les lois applicables et en matière de protection des données.

Si le Gestionnaire ou le Fonds se fonde sur le consentement d'une Personne pour traiter ses Informations à caractère personnel, la Personne a le droit de changer d'avis et de retirer son consentement en écrivant à l'adresse indiquée ci-dessous. 

Lorsque le Gestionnaire ou le Fonds se fonde sur une fin légitime du Gestionnaire ou du Fonds pour utiliser et communiquer des Informations à caractère personnel, une Personne a le droit de s'opposer à cette utilisation de ses Informations à caractère personnel, et si elle le fait, le Gestionnaire et le Fonds cesseront de les utiliser ou traiter à cette fin sauf si le Gestionnaire ou le Fonds peut démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour continuer à traiter ou utiliser ces Informations à caractère personnel ou si elle doit les utiliser dans le cadre de droits en justice.

Dans des circonstances limitées, une Personne peut également avoir droit à la portabilité des données à l'égard de certains de ses Informations à caractère personnel, ce qui signifie qu'elle peut demander que le Gestionnaire (et le Fonds par l'entremise du Gestionnaire) lui fournisse directement à elle ou à un tiers une copie de ses Informations à caractère personnel.

Une Personne a également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente concernant le traitement de ses Informations à caractère personnel par le Gestionnaire et le Fonds.

 

Le Gestionnaire et le Fonds limitent l'accès aux Informations à caractère personnel concernant les Personnes aux employés qui ont besoin de connaître ces informations dans le cadre de la fourniture de produits et services à ces Personnes. Le Gestionnaire et le Fonds maintiennent des mesures techniques, de sécurité, physiques et procédurales appropriées qui sont conformes aux lois applicables pour protéger les Informations à caractère personnel comme il est décrit ci-dessus.

 

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez envoyer une confirmation de votre demande, par courrier électronique ou postal, au Responsable de la protection des données de Barings à l'adresse mail ci-dessous, en précisant le Fonds ou compte de placement autogéré Barings auquel se rapporte la demande et en fournissant toute autre information pertinente pour vous identifier.

 

Barings Data Privacy Manager, 20 Old Bailey, London EC4M 7BF, Royaume-Uni.

DPM@Barings.com 

 

Cette version date du : 18 octobre 2018

 

 

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